GDTI

Глобальный идентификатор типа документа (англ. Global Document Type Identifier; GDTI)

Идентификация документов

С потребностями обеспечения контроля за оборотом документов сталкиваются многие учреждения и организации. Информация о бумажные документы обычно хранится в электронном виде или передается с использованием технологий электронного обмена данными. На практике, однако, полностью автоматизированные системы коммуникаций и хранения информации, позволяющих совсем избавиться бумажных документов, применяются не часто.

По этой причине в учреждениях, работающих с документами, все время возникает необходимость находить нужную информацию непосредственно на бумажных документах — для внесения данных, проверки их правильности или корректировки. В качестве примеров таких документов можно привести акты на владение землей, налоговые декларации, справки о доставке и получения, таможенные декларации, страховые полисы, счета-фактуры, документы об образовании, маршрутные листы, документы почтовых отправлений и т. п.. Стандарты системы GS1, обеспечивают всемирные стандартные решения для идентификации и штрихового кодирования документов в процессе документооборота.

Глобальный идентификатор типа документа (GDTI)

Стандарт GS1 «Глобальный идентификатор типа документа», GDTI (Global Document Type Identifier) ​​представляет собой идентификационный номер нефиксированной длины (минимальная длина от 13 цифр).

Основу номера GDTI составляет Префикс GS1 предприятия в сочетании с разрядами «тип документа», после которого идет контрольная цифра (всего 13 разрядов, для построения этой части номера применяется стандартная структура данных EAN/UCC-13).

Номер GDTI присваивает издатель документа, используя свой Префикс GS1 предприятия и самостоятельно формируя разряда «Тип документа» и «порядковый номер документа».

Один и тот же «Тип документа» применяется для всех документов одной типовой формы и таких, которые используются для идентичных целей. Для отличных типовых форм документов значения разрядов «Тип документа» должен отличаться.

В дальнейшем применении «тип документа» может использоваться как ссылка на совокупность признаков и характеристик типа документа (издатель документа, тип документа, точные определения прав и обязанностей, вытекающих из содержания документа и т. д.).

По своей природе, некоторая информация в документе конкретно отражает того, кому он предназначен. Поэтому различные документы одного типовой формы будут отличаться. Для отличия документов одного типовой формы нужно уникально идентифицировать не только тип документа, а каждый конкретный документ. Эту возможность обеспечивает «Свой номер документа», использование которого, впрочем, не обязательно. «Свой номер документа» обеспечивает идентификацию конкретного документа документ определенного типа и необязательно элементом номера GDTI. Рекомендуемый методом присвоения «собственных номеров документов» — последовательное присвоение порядкового номера каждому новому документу. Следует отметить, что на любой копии документа должен использоваться тот же номер, что и на оригинале.

«Свой номер документа» дает возможность связывать с номером GTDI точные данные отдельного документа (имя и адрес получателя (GSRN), ссылки на его личные данные и т. д.).

Номер GDTI в штриховом коде на документе

На документ номер GDTI всегда подается только в штриховых кодах символики GS1‒128 (ранее известная как UCC/EAN-128). Содержание и структура любых данных в штриховом коде GS1‒128 и их дальнейшую обработку автоматизированной системой определяет стандартный идентификатор приложения. При подаче номера GDTI всегда применяется идентификатор применения (253). Благодаря этому при чтении штрихкодовой отметки GS1‒128 любая автоматизированная система может однозначно определить, что отсканированные номер GDTI, и правильно его обработать.

Пример штрихового кода GS1‒128 с номером GDTI.

Штриховой код GS1‒128 с идентификационным номером GDTI может сканироваться для получения быстрого доступа к соответствующей электронной информации в системе документооборота, а в некоторых случаях — и для автоматического ввода определенных данных.

Применение единого всемирного стандарта для идентификации документов предусматривает как следствие существенные преимущества для пользователей:

• Повышение уровня контроля за документооборотом в каждой организации.
• Прослеживаемость документов в процессах работы с ними.
• Упрощение учета благодаря использованию стандартной системы, которую могут без особых сложностей ввести заинтересованные стороны.
• Возможности использования сканирования с целью сокращения количества ручного ввода данных.
• Обеспечение уникальной во всем мире идентификации документов, что в перспективе может быть основой электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи.
• Обеспечение последовательного подхода в работе как с электронными, так и с печатными документами.